Kevin Düringer
Senior Consultant / Agile Coach & Scrum Master
Zu wenige Ressourcen? Projekt wieder mal über Budget? Oder wird die Zeit zu knapp? In der dynamischen Geschäftswelt von heute laufen Projekte selten genau nach Plan. Unvorhergesehene Herausforderungen können auftreten, die das Team vor Probleme stellen und das Projekt ins Stocken bringen. In solchen Situationen ist es nicht immer einfach, einen kühlen Kopf zu bewahren. Doch wie kann man sich am besten vor solchen Situationen schützen? Und wie kann man Krisen bewältigen und das Projekt wieder auf Erfolgskurs führen?
Das Geheimnis des Gleichgewichts: Das magische Dreieck
Projektmanagement ist oft wie ein komplexes Puzzle: Viele Teile müssen genau zusammenpassen, damit das Endergebnis stimmt. Es hilft, diese Herausforderung zu visualisieren – und dafür gibt es das Konzept des «magischen Dreiecks». Dieses Modell stellt die drei Hauptfaktoren dar, die in jedem Projekt berücksichtigt werden müssen: Umfang, Zeit und Kosten.
Umfang: Der Umfang eines Projekts definiert die spezifischen Ziele und Aufgaben, die umgesetzt werden sollen. Es geht um den Kern des Projekts – was genau soll am Ende erreicht und erstellt werden?
Zeit: Die Zeitachse eines Projekts umfasst sämtliche Projektphasen – von der Planung von Meilensteinen über Zeitpläne und Fristen für einzelne Phasen bis zum Projektabschluss.
Kosten: Die Kosten eines Projekts sind die finanziellen Ressourcen, die zur Durchführung benötigt werden. Hierzu gehören Arbeitsstunden, Materialkosten und alle anderen Kosten, die mit dem Projekt verbunden sind.
Soll ein Projekt zum Erfolg werden, müssen alle drei Faktoren gut ausbalanciert sein. Verändert man einen davon, hat das unweigerlich Auswirkungen auf die anderen beiden. Wenn du beispielsweise den Umfang eines Projekts erweiterst, musst du für einen erfolgreichen Abschluss mehr Zeit oder mehr Geld investieren – oder oft auch beides.
Viele typische Probleme im Projektmanagement haben dieselbe Ursache: ein Ungleichgewicht im magischen Dreieck. Und hier kommt eine vierte Variable ins Spiel: die Qualität. Die Qualität der Projektergebnisse wird direkt von den anderen drei Faktoren beeinflusst. Geraten Umfang, Zeit und Kosten an irgendeinem Punkt im Projektlebenszyklus aus der Balance, leidet zwangsläufig die Qualität. Insbesondere bei Softwareprojekten kann dies gravierende Konsequenzen haben, wie erhöhten Supportaufwand, zusätzliche Kosten und Verzögerungen.
Risikomanagement als präventive Massnahme
Für die Bewältigung von Krisen gilt die alte Devise: Vorsorge ist besser als Nachsorge. Im Rahmen der Projektplanung und -durchführung solltest du daher unbedingt ein Risikomanagement implementieren. Konkret heisst das: Risiken müssen frühzeitig identifiziert und Strategien zur Vermeidung oder Bewältigung dieser Risiken entwickelt werden. Ein hilfreiches Modell hierfür ist ROAM (Resolved, Owned, Accepted, Mitigated), das auch in SAFe (PI Planning – Scaled Agile Framework) verwendet wird.
Nehmen wir folgendes Beispiel für das Risikomanagement im ROAM-Modell: Grossunternehmen stossen oft auf das Problem, dass ein Projekt von einer einzelnen Ressource mit besonderen Fähigkeiten abhängt. Bei erhöhter Arbeitsbelastung oder Ausfall dieser Ressource droht ein Bottleneck – im Worst Case sogar der Stillstand des ganzen Projekts. Eine angemessene Reaktion wäre, eine oder einen Verantwortlichen zu benennen, der dieses Risiko bewältigen soll (Owned). Diese Person könnte beispielsweise Massnahmen zum Wissenstransfer einleiten. So wird das Risiko minimiert und sichergestellt, dass das Projekt auch bei einem Ausfall der Ressource weiterläuft. Nach diesem Prinzip wird letztlich jedes identifizierte Risiko einer der vier Kategorien zugeordnet.
Zu einem effektiven Risikomanagement gehört auch, das Projekt ständig im Blick zu behalten. Kontinuierliche Überwachung gewährleistet, dass das Projekt auf Kurs bleibt, und ermöglicht Ihnen, rasch auf Veränderungen zu reagieren.
Das magische Dreieck meistern
Wenn keine vorbeugenden Massnahmen definiert wurden oder diese nicht helfen, solltest du die Faktoren des magischen Dreiecks genauer unter die Lupe nehmen. Bei Herausforderungen oder Krisen gibt es für jeden Faktor Stellschrauben, an denen du drehen kannst.
Umfang: Hier ist es essenziell, das Handbuchs des Requirements Engineerings zu beachten und die Qualität der Anforderungen sicherzustellen. Für die Beschreibung des Umfangs empfehlen wir Templates: Damit kannst du alle wichtigen Attribute genau definieren, einschliesslich Aspekten wie Nutzen, Beschreibung, Abgrenzung und Verantwortlichkeiten. Zwecks einer effektiven Kommunikation, Priorisierung und Übersichtlichkeit solltest du ausserdem auf verschiedenen Flugebenen arbeiten. Beginne auf einer höheren Ebene (Epics) und zerlege die Aufgaben dann detailliert in kleinere Arbeitspakete (Stories).
Zeit: Um den benötigten Zeitaufwand festzustellen, brauchst du eine möglichst genaue Schätzung. Wie genau diese Schätzung ist, hängt davon ab, wie präzise du den Umfang definiert hast. Eine gängige Praxis ist das Aufzeichnen einer Timeline, in der die Kapazitäten der verfügbaren Ressourcen – einschliesslich aller Absenzen – berücksichtigt werden. Die Definition fixer Meilensteine, wie Releases, ist ebenso wichtig wie die Berücksichtigung interner und externer Abhängigkeiten. So kannst du kritische Pfade identifizieren und durch Risikomanagement bewältigen.
Kosten: Für die Kostenkomponente ist eine gründliche Ressourcenplanung unerlässlich. Damit du den definierten Projektumfang meistern kannst, müssen die geplanten Ressourcen alle dafür nötigen Fähigkeiten mitbringen. Wenn du mit externen Partnern zusammenarbeitest, ist es wichtig, klare Vereinbarungen über den Einsatz (Umfang oder Zeit) zu treffen und eine kollegiale Zusammenarbeit sicherzustellen. Für Hard- und Softwarekosten solltest du eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und verschiedene Optionen vergleichen. Eine kontinuierliche Überwachung stellt sicher, dass die Kosten im Rahmen bleiben und potenzielle Budgetüberschreitungen frühzeitig erkannt werden können.
Transparenz und Anpassungsfähigkeit durch agile Methoden
Projektkrisen bedeuten für die Verantwortlichen oft Stress und psychische Belastung. Eine offene Kommunikation und Transparenz sind in solchen schwierigen Situationen das A und O. Agile Methoden schaffen durch eine klar definierte Eventstruktur und einen dedizierten Teilnehmerkreis den nötigen Rahmen dafür.. Zum Beispiel fördern regelmässige Events wie Stand-ups eine kontinuierliche Diskussion über den Projektfortschritt – Hindernisse lassen sich dann proaktiv angehen. Ebenfalls unerlässlich sind Retrospektiven: Sie zeigen auf, was in der Vergangenheit gut lief, aber auch, welche Probleme es aktuell gibt. Solche Rückblicke tragen nicht nur zur kontinuierlichen Verbesserung des Teams bei, sondern unterstützen auch die proaktive Problemidentifizierung und deren schnelle Bewältigung.
Agile Methoden wie Scrum, Kanban oder SAFe setzen ausserdem auf die inkrementelle Lieferung von Produktfunktionalitäten, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Erwartungen entspricht. Jede Iteration führt zu einem nutzbaren Produkt (Inkrement), das in kurzen Abständen ausgeliefert wird. Review Events ermöglichen es, kontinuierlich Feedback von Stakeholdern zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen, damit das Projekt nicht nur auf Kurs bleibt, sondern auch den sich ändernden Erwartungen entspricht.
Wer agile Methoden implementiert, profitiert also von handfesten Vorteilen: Teams und Projektverantwortliche können flexibel und schnell auf Probleme und sich verändernde Umstände reagieren. Gleichzeitig werden Transparenz und Kommunikation gefördert. Agiles Projektmanagement ist daher nicht nur eine Methodik, sondern ein Schlüssel zur erfolgreichen und krisenfreien Projektdurchführung.
Wir sind dein verlässlicher Partner, wenn es darum geht, Projekte jeder Grösse und Komplexität zu bewältigen und Krisen mit Ruhe und Überblick zu meistern. Unsere langjährige Erfahrung ermöglicht es uns, unsere Kunden in einer Vielzahl von Bereichen zu unterstützen: Von der Projektbewertung und Risikoanalyse bis hin zur Projektplanung und Neuausrichtung. Wir freuen uns darauf, dich auf deiner Reise zu begleiten und dir dabei zu helfen, deine Projekte erfolgreich zu managen.
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Über den Autor
Senior Consultant / Agile Coach & Scrum Master
Kontinuierliche Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit sind für mich eine Selbstverständlichkeit. Als Servant Leader vermittle ich diese Eigenschaften den Teams und Organisationen, um gemeinsam erfolgreich den Weg zur Agilität zu beschreiten.
Senior Consultant / Agile Coach & Scrum Master
Kontinuierliche Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit sind für mich eine Selbstverständlichkeit. Als Servant Leader vermittle ich diese Eigenschaften den Teams und Organisationen, um gemeinsam erfolgreich den Weg zur Agilität zu beschreiten.