Was ist Kanban?

Kanban, ursprünglich ein Konzept aus dem Produktionssystem von Toyota, ist heute ein wichtiges Tool im agilen Projektmanagement. Bei dieser Methode werden Aufgaben mithilfe von Karten und Spalten visualisiert, um das Arbeitspensum zu managen und an Effizienz zu gewinnen. Über diese simplen Notizkarten hinaus geht es hier jedoch um eine Philosophie der Produktivität.

Die Schlüsselkomponenten von Kanban

1. Visualisieren der Arbeit: Bei Kanban werden alle Aufgaben auf einem Board visualisiert – üblicherweise ein physisches Whiteboard mit Haftnotizen, in modernen Settings aber oft auch ein digitales Tool. Jede Karte steht für eine Aufgabe, die verschiedene Phasen durchläuft (z. B. Analyse, To Do, In Entwicklung, Testen, Abgeschlossen).
2. Limitierung von WIP (Work in Progress): Bei Kanban geht es schwerpunktmässig darum, die Zahl der laufenden Aufgaben stets limitiert zu halten. Das verhindert die Überlastung einzelner Teammitglieder und setzt den Fokus darauf, Aufgaben abzuschliessen, bevor es an die nächsten geht. Fokus zu schaffen ist ein wesentliches Prinzip jeder agilen Organisation.
3. Fokus auf Flow: Einen reibungslosen Workflow gewährleisten – denn wer freut sich schon über Blocker in der Projektpipeline? Das heisst, Engpässe identifizieren und zu beseitigen, da sie die Produktion verzögern oder zu gigantischen Backlogs führen oder verhindern, dass der Mehrwert bei unseren Kund:innen ankommt.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Kanban regt zur regelmässigen Reflexion und Anpassung an. Von den Teams wird erwartet, dass sie ihren Workflow und ihre Prozesse fortlaufend analysieren und Anpassungen vornehmen, um die Effizienz und Effektivität zu verbessern. Kaizen ist ein weiteres Konzept aus Japan, das sich gezielt gegen die Verschwendung von Ressourcen, Zeit, Material und anderem richtet.
5. Befähigung der Teammitglieder: Kanban fördert eine kollaborative und transparente Arbeitsumgebung, in der die Teammitglieder einen Blick auf den gesamten Workflow haben. Teammitglieder sollten befähigt werden, Entscheidungen zu treffen – denn die Know-how Träger sind in der Lage, in ihren Schwerpunktbereichen die optimalen Entscheidungen zu treffen.

Diese Prinzipien machen Kanban zu einem effektiven Tool für Teams, die ihre Produktivität und ihre Workflows auf flexible, anpassungsfähige Weise verbessern möchten.

Warum Kanban?

Flexibilität macht Kanban zur idealen Methode für Teams und Projekte jeglicher Art und Grösse. Komplexe Aufgaben werden in handhabbare Einheiten unterteilt, Fortschritte können dadurch leichter nachverfolgt und Engpässe identifiziert werden. Durch die Visualisierung der Arbeit sind Teams besser in der Lage, ihren Workflow zu verstehen, was zu höherer Effizienz und Produktivität führt. Kanban verbessert auch die Zusammenarbeit im Team, da alle über die Arbeitsschritte informiert sind und sich besser abstimmen können. Diese Transparenz ist entscheidend für eine termingerechte Projektfertigstellung und eine hohe Qualität der Ergebnisse.

Die Grundlage von Flow in Agile

Kanban ist ein integraler Bestandteil der agilen Methodik und beeinflusst Frameworks/Methoden wie Scrum, SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS (Large Scale Scrum) und auch Lean Portfolio Management. Seine Kernprinzipien, etwa die Limitierung von WIP und das Management der Workflows, bilden die Grundlage all dieser Methoden.

Sehen wir uns folgendes Beispiel an: Scaled Agile, das Unternehmen hinter dem weit verbreiteten SAFe-Framework, betont, dass SAFe ein im Wesentlichen flussbasiertes System ist – ein entscheidender Aspekt jeder agilen Methode. Die neueste Version von SAFe (6.0) setzt den Fokus merklich stärker auf das Coaching des Werteflusses im Gesamtunternehmen und ermöglicht so einen kontinuierlichen Wertbeitrag.

Die Kernprinzipien von SAFe Flow decken sich eng mit denen von Kanban, unter anderem durch die Begrenzung von Work in Process (WIP), das Beseitigen von Engpässen, die Reduzierung von Übergaben, die kontinuierliche Verbesserung durch Feedback und die Verfeinerung der Arbeitspaketgrössen und WIP-Limits zum Zweck der Optimierung.

Kanban-Kennzahlen (KPIs)

Für eine effektive Implementierung der Kanban-Methode müssen Teams spezifische KPIs wie Lead Time, Cycle Time, Throughput und Work in Progress (WIP) nachverfolgen. Diese Kennzahlen erlauben Einblicke in die Effizienz der Arbeitsabläufe und welche Bereiche verbesserungsfähig sind.

1. Lead Time: Zeit von der Anfrage einer Aufgabe bis zu ihrem vollständigen Abschluss.
2. Cycle Time: Tatsächliche Arbeitszeit für eine Aufgabe, Wartezeiten nicht mitgerechnet.
3. Throughput: Anzahl Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen wurden.
4. Work in Progress (WIP): Anzahl Aufgaben, an denen zu einem gegebenen Zeitpunkt gearbeitet wird.

Revolution der Teamdynamik

Kanban geht über die konventionellen Grenzen eines simplen Tools hinaus. Es fungiert als Tor zu optimierten Workflows, besserer Teamsynergie und umfassenden Projekterfolgen. Anpassungsfähigkeit und eine einfache Implementierung ebnen den Weg für eine spürbare Steigerung der Produktivität und der betrieblichen Effizienz. In unseren kommenden Fallstudien werden wir die transformative Wirkung von Kanban auf die Projektmanagementstrategien verschiedener Organisationen näherbringen.