Was ist ein Product Backlog?

Ein Product Backlog ist eine geordnete Auflistung aller Anforderungen zur Verbesserung eines Produkts. Sämtliche Änderungen, die an diesem Produkt vorgenommen werden sollen, müssen im Product Backlog erfasst sein. Das Product Backlog ist dynamisch, d. h., es wird ständig weiterentwickelt – analog zur Entwicklung des Marktes, der Kundenanforderungen und des Produkts an sich.

Herausforderungen und Risiken

Zu den grössten Herausforderungen im Projektmanagement gehört ein veraltetes Backlog. Sind die Prioritäten nicht richtig gesetzt, kann es passieren, dass sich das Team mit unwichtigen oder überflüssigen Aufgaben beschäftigt. Die Folge sind Wertverluste, insbesondere wenn sich der Umfang auf halber Strecke ändert. Häufig tappen Unternehmen in die Falle und erlegen ihren Teams zu viele Aufgaben auf einmal auf, weil sie irrtümlich alles für gleichermassen wichtig halten. Dadurch werden Projekte jedoch ausgebremst und verzögert, was abhängige Teams in Schwierigkeiten bringt – von entgangenen Marktchancen ganz zu schweigen. Bringt beispielsweise ein Uhrenhersteller seine neue Smartwatch kurz nach der Baselworld, der Leitmesse der Uhrenindustrie, auf den Markt, verpasst er damit die Gelegenheit, sein innovatives Luxusprodukt einem neugierigen Fachpublikum zu präsentieren.

Vision und Roadmap: Mit klaren Vorgaben ans Ziel

Ein klares Ziel ist nicht nur bei einer Wanderung in den Schweizer Alpen von Vorteil, sondern auch bei der Produktentwicklung: Ohne eine starke Vision sind die Erfolgsaussichten fraglich. Dazu gehört, das Product Backlog fortlaufend an aktuelle Trends und Veränderungen anzupassen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass jedes Item des Backlogs – wie jeder Schritt der Wanderung – das Team näher ans Ziel bringt. Dafür braucht es eine strategische Ausrichtung, aber auch ausreichend Spielraum, mit den Herausforderungen der Produktentwicklung umzugehen. Agilität bedeutet nicht, auf Planung zu verzichten; vielmehr geht es um eine auf höchster Ebene anpassbare Planung. Quartalsziele bieten Teams ein ausgewogenes Mass an strategischer Ausrichtung und Flexibilität und ermöglichen ihnen gleichzeitig, sich auf die nächsten Sprints zu konzentrieren.

Die zentrale Rolle des Product Owner

Zuständig für das Product Backlog und dessen Inhalt ist der Product Owner, dem bei der Aktualisierung und Priorisierung des Backlogs eine entscheidende Rolle zukommt. Seine Aufgabe ist es, den Entwicklungsfortschritt im Blick zu behalten und dem Team zur Verfügung zu stehen – ein echter Fulltime-Job. Ich habe selbst erlebt, wie es einem engagierten Product Owner gelang, die Produktivität seines Teams zu verdreifachen, indem er eine klare Vision vorgab und die tägliche Zusammenarbeit sicherstellte. Muss ein Product Owner jedoch zu viele Produkte gleichzeitig betreuen, besteht die Gefahr, sich zu verzetteln. Dies führt nicht nur zu zeitlichen Einbussen, sondern bremst die Dynamik aus und wirkt letztlich demotivierend aufs Team.

Die Kunst des Backlog Refinements

Stell dir ein Fondue-Caquelon vor, das so voll ist, dass der blubbernde Emmentaler oder Gruyère auf allen Seiten überläuft. Was für eine Sauerei! Ähnlich verhält es sich mit deinem Backlog, wenn es zu voll ist. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Backlog Management ist die richtige Balance. Darum ist es wichtig, das Backlog in regelmässigen Abständen zu optimieren – auch ein Fondue muss schliesslich von Zeit zu Zeit umgerührt werden, damit es nicht anbrennt. In sogenannten Refinements solltest du deinem Team die Möglichkeit geben, priorisierte Backlog-Items zu analysieren und besprechen, damit nichts unklar bleibt und der Umsetzung nichts im Wege steht.

Teamzusammenarbeit in Backlog Refinements

«Grosse Dinge in der Wirtschaft werden nie von einer einzelnen Person erledigt. Sie werden von einem Team von Menschen vollbracht.» – Steve Jobs

In den Refinements kann das Team sein gesamtes kollektives Wissen einbringen. Vielfältige Ideen können sich hier gegenseitig befruchten und zur Verbesserung des Backlogs beitragen. Im Rahmen der vom Product Owner benannten strategischen Prioritäten gilt es, ein gemeinsames Verständnis der Prioritäten und Details der anstehenden Aufgaben zu entwickeln und veraltete Backlog-Items auszusortieren.

Um die Teamzusammenarbeit in Backlog Refinements zu verbessern, kannst du diese Fragen stellen:

• Welche Backlog-Items haben die höchste Priorität und warum?
• Müssen Backlog-Items verdeutlicht oder verbessert werden?
• Welche Abhängigkeiten bestehen?
• Inwieweit sind andere Teams von unserer Arbeit abhängig?

Strukturierte, fokussierte Backlog Refinements machen nicht nur dein Team produktiver, sondern auch Meetings angenehmer. Abgesehen davon ist kontinuierliches Feedback unabdingbar, um das Product Backlog zu optimieren und es auf Projektziele und Teamfähigkeiten abzustimmen.

Verbesserung der Prozessqualität durch eine «Definition of Ready»

Die Qualität des Prozesses wird durch eine sogenannte «Definition of Ready» sichergestellt. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Kriterien, die Product-Backlog-Items (PBIs) erfüllen müssen, bevor sie bereit für die Entwicklung sind. Die rigorose Anwendung dieser Kriterien auf alle PBIs maximiert den Nutzen und minimiert zugleich Risiken.

Für einen möglichst effizienten Prozess empfehlen wir Ihnen, hinsichtlich der Definition of Ready folgende Best Practices zu beachten:

• Klare User Story erstellen: Anhand einer User Story muss für jedes PBI klar definiert werden, wer die User sind und warum sie welche Anforderungen haben
• Akzeptanzkriterien festlegen: Für PBIs sind detaillierte Akzeptanzkriterien festzulegen, aus denen hervorgeht, unter welchen Bedingungen ein Item als erledigt gilt.
• Abhängigkeiten ermitteln: Alle Abhängigkeiten im Zusammenhang mit PBIs müssen ermittelt und gelöst oder für die Lösung eingeplant werden, bevor ein Item in die nächste Phase vorrücken kann.
• Design- und technische Spezifikationen vorbereiten: Die erforderlichen Design- und technischen Spezifikationen müssen vorbereitet werden, damit sie in der Entwicklungsphase als Orientierung dienen können.
• Realistische Schätzung vornehmen: Das Team muss für jedes PBI den erforderlichen Aufwand abschätzen.

Agile Empowerment und Anpassbarkeit

Im letzten Schritt gibst du deinem Team die Tools, die es braucht, um für alle Herausforderungen gewappnet zu sein. Diese Tools sollten so vielseitig und anpassbar sein wie ein Schweizer Taschenmesser. Fördere die Fähigkeit deines Teams, hinsichtlich PBIs gut begründete Entscheidungen zu treffen, indem du es aktiv in die Umsetzung von Plänen in konkrete Massnahmen einbindest. Agil ist nur, wer sich schnell und präzise anpassen kann, ähnlich einem Schweizer Uhrwerk.

Wie effektiv die Backlog-Vorbereitung ist, kannst du anhand folgender Fragen beurteilen:

• Priorisierung: Konzentriert sich das Team immer darauf, die wichtigsten Items fertigzustellen?
• Backlog-Qualität: Treten häufig unerwartete Abhängigkeiten ein oder kann das Team die Items problemlos nacheinander abarbeiten? Letzteres deutet auf ein optimiertes Backlog im Sinne der Definition of Ready hin.
• Klarheit und Genauigkeit: Liefert das Team exakt die gewünschten Ergebnisse oder müssen diese oft nachgebessert werden?
• Erfüllung von Verpflichtungen: Erledigt das Team alle Aufgaben, zu denen es sich verpflichtet hat? Falls ja, deutet dies auf ein funktionierendes Backlog Management mit realistischem Aufgabenumfang hin.

Die Essenz von agilem Backlog Management

Das Management eines Product Backlog erfordert ähnliche Fähigkeiten wie der Bau einer Schweizer Uhr: Know-how und Präzision. Eine Uhr ist nur so zuverlässig wie die verwendeten Materialien, und ein Backlog führt nur dann zum Projekterfolg, wenn es richtig priorisiert und immer aktuell ist. Der Product Owner fungiert dabei als Meister, der jede Aufgabe sorgfältig auswählt und mit den Projektzielen koordiniert. Das Ergebnis: ein perfekt abgestimmtes Endprodukt made in Switzerland.